Rekisteriseloste

1.    Rekisterinpitäjä 

Kajaanin Suunnistajat ry
1479330-4
Kisatie 28, 87850 Kajaani
 

2.    Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Puheenjohtaja Jouko Reponen
040 715 9223
jouko.reponen@outlook.com
 

3.    Rekisterin nimi

Kajaanin Suunnistajat ry:n jäsenrekisteri
 

4.    Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

•    Yhdistyslain 11§ mukainen luettelo seuran jäsenistä
•    Jäsenmaksu- ja muiden laskutustietojen hallinnointi
•    Jäsenasioista ja seuran muusta toiminnasta tiedottaminen
•    Tilastotietojen kokoaminen jäsenrakenteesta ja ryhmiin osallistuvista mm. seuran toimintaan liittyvien avustusten hakemista varten
 

5.    Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

-    Etu- ja sukunimi
-    Osoite
-    Sähköpostiosoite
-    Puhelinnumero
-    Syntymäaika
-    Emit-leimauskortin numero
-    Suunnistusliiton lisenssinumero tai Nuori Suunta -kortin numero
-    Lapsi- ja nuorisojäsenten osalta huoltajan/huoltajien sähköpostiosoite ja puhelinnumero
 

6.    Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.
 

7.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa ei ole. 

Digitaalista jäsenrekisteriä ylläpidetään Sporttisaitti-järjestelmässä Avoinen palvelimilla, joiden jatkuvasta varmuuskopioinnista ja tietoturvasta vastaa Avoine Oy. Palvelimet sijaitsevat fyysisesti suojatussa tilassa. 

Sporttisaitti-järjestelmään pääsy on rajattu vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi (johtokunta, sihteeri, jäsensihteeri, laskutuksesta vastaava sekä seuratyöntekijä). Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin tarpeeton käyttö on kielletty. 
 

8.    Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 
 

9.    Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
 

10.    Profilointi

Rekisterin tiedoilla ei tehdä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa. 
 

11.    Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kirjautua omilla tunnuksillaan Sporttisaitti-järjestelmään ja tarkistaa omat tietonsa. Tiedot voi myös tarkistaa ottamalla yhteyttä seuran edustajaan. 
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn vaatimuksesta. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
 

12.    Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 3.12.2018.